人事評価システムとは?機能やメリットデメリット・選び方を解説

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「人事評価システムって、どうなんだろう?」と調べている方へ

結論からお伝えすると、人事評価にまつわる業務の効率化という観点から見ると、大変有益なツールです。

紙ベースの管理をデジタル化することで、「圧倒的な効率化」が実現するのはもちろん、近年ではクラウド上での目標管理など日常的なマネジメントに役立つ機能を持つシステムも登場しています。

一方で、予備知識なしに合わないシステムを導入してしまい、システムの入れ替えなど余計な負担が増えるケースも少なくありません。

そこで本記事では、人事評価システムの基本的な知識から選び方のポイントまで、わかりやすく解説します。

本記事のポイント
  • 人事評価システムの概要を把握できる
  • 人事評価システムのメリット・デメリットがわかる
  • システムの選び方や注意点まで解説

「人事評価システムの導入を検討したい」…という方におすすめの内容となっています。

この解説をお読みいただくと、人事評価システムで何ができるのか、どう選べば良いのか、導入前に押さえたい知識が身につきます。

1. 人事評価システムとは?基礎知識

人事評価システム第1章

まずは人事評価システムとは何なのか、基本事項から押さえておきましょう。

1-1. 人事評価システムとは人事評価の業務をデジタル化するツール

人事評価システムとは、企業が社内で行っている人事評価の業務をデジタル化するITツールのことです。

従来、企業の人事評価業務は「紙ベースの手作業」で行われてきました。

▼ 従来の人事評価業務の例

  • 人事評価シートの印刷・配布
  • 人事評価シートへの手書きでの記入
  • 人事評価結果の集計、計算
  • 給与などへの反映
  • 過去の評価結果の保管

人事評価の業務は、人事担当者および評価者に大きな負担をかけており、無駄を生んでいます。

紙書類の置き忘れや紛失などによる、情報漏洩リスクの問題もあります。

こういった問題の解決をデジタル化によって実現するツールが、人事評価システムです。

1-2. 人事評価システムの機能

人事評価システムの種類によって搭載機能には違いがありますが、主な機能として次の4つが挙げられます。

▼ 人事評価システムの主な機能

社員情報管理社員個人の能力・資格・経験・スキルなどに関する情報を登録して管理する機能
評価機能評価シート配布とシステム上での評価記入ができる機能
目標管理機能目標設定と達成状況の進捗管理をする機能
他システムとの連携機能労務管理や会計システムなど他のシステムと連携させる機能

これまでは、人事担当者がExcelなどを駆使してデータを作らなければならなかったり、大量の紙をプリントアウトして配布したりしないとできなかった業務が、人事評価システムでデジタルに一元管理できるようになります。

1-3. 近年はクラウド型ツールを導入する企業が増えている

近年の人事評価システムの傾向として、「クラウド型」のツールが増えています。

クラウド型サービスの最大のメリットは、システム構築の初期費用がかからないため安価で手軽に導入しやすい点です。

今まで費用の高さや導入の難しさが障壁となっていた企業も、クラウド型人事評価システムを利用するケースが多くなりました。

人事評価システムを導入するメリットについては、次章でまとめておきましょう。

2. 人事評価システムを導入する効果・メリット

人事評価システム第2章

人事評価システムを導入するメリットは、以下のとおりです。

  • 人事評価制度の運用が成功しやすくなる
  • より質の高い人事評価を実現できる
  • 日常的なマネジメントにも活用できる

以下で詳しく見ていきましょう。

2-1. 人事評価制度の運用が成功しやすくなる

1つめのメリットは「人事評価制度の運用が成功しやすくなる」ことです。

冒頭で、「紙ベースの管理をデジタル化することで、圧倒的な効率化が実現する」と述べました。

「圧倒的な効率化」によってどんな恩恵がもたらされるのかといえば、人事評価制度の運用がスムーズになります。

具体的に上げられるのが、以下のポイントです。

人事担当者
  • 期日管理、評価シートの配布・回収、Excelや紙では工数のかかる業務が容易になる。
  • 空いたリソースを、社内に人事評価制度を定着させるための活動に充てられる。
評価者(上司)
  • 評価シートの記入・提出や部下の目標管理業務が容易になる。
  • 評価項目や評価基準など評価に必要な知識をシステム上でいつでも確認でき、知識が定着しやすい。

ここで押さえておきたいのは、人事評価制度で「現場での運用がスムーズにできるか」の観点を軽視しない大切さです。

なぜなら、どんなに素晴らしい人事評価制度を構築しても、現場の人事担当者に負荷がかかり過ぎたり、社内に必要な知識が浸透・定着しなければ、期待する成果は得られないからです。

特に、人事部を持たない中小企業や人事担当者が他業務と兼任の場合、人事評価システムによって運用面をアシストすることで、人事評価制度が定着しやすくなります。

2-2. より質の高い人事評価を実現できる

2つめのメリットは「より質の高い人事評価を実現できる」ことです。

前述のとおり、人事評価システムを導入し、単純作業などの圧縮できる部分をできる限り圧縮すれば、リソースを人事評価制度の本質(=適切に評価し、会社の業績を上げること)に集中できます。

加えて注目したいのが、自社の人事評価をレベルアップさせる効果も期待できる点です。

近年の人事評価システムには、さまざまな工夫がこらされており、単なる効率化だけがシステムの効能ではなくなっています。

例として、ITトレンド年間ランキング2021で人事評価システム部門の第1位の『ヒョーカクラウド』は、「評価ポイント」の機能を搭載可能で、以下が実現します。

人事評価システム第2章の2

出典:ヒョーカクラウド

“アナログでは不可能だったこと、システムを導入するからこそ実現できること”をうまく活用すれば、より質の高い人事評価を実現できるのです。

2-3. 日常的なマネジメントにも活用できる

3つめのメリットは「日常的なマネジメントにも活用できる」ことです。

社員数が少ない中小企業では、「年に1回だけの人事評価のために、わざわざシステムを導入するなんて、もったいない」と勘違いしている方も少なくありません。

しかし、人事評価システムは日常的なマネジメントに活用できます。先にご紹介した表をもう一度見てみましょう。

以下の「目標管理」と「他システムとの連携」は、日々の業務で重宝する企業が多い機能です。

▼ 人事評価システムの主な機能

社員情報管理社員個人の能力・資格・経験・スキルなどに関する情報を登録して管理する機能
評価機能評価シート配布とシステム上での評価記入ができる機能
目標管理機能目標設定と達成状況の進捗管理をする機能
他システムとの連携機能労務管理や会計システムなど他のシステムと連携させる機能

例えば、期初に掲げた目標の進捗管理を人事評価システムで行えば、達成率が高まり、会社の業績向上への貢献が期待できます。

3. 人事評価システムを導入する懸念・デメリット

人事評価システム第3章

次に人事評価システムを導入するうえでのデメリットも、把握しておきましょう。

  • 費用がかかる
  • 使いこなせるまでに時間がかかるケースがある

3-1. 費用がかかる

1つめのデメリットは「費用がかかる」ことです。

当然ではありますが、人事評価システムの導入および運用には、お金がかかります。

システム導入の目的や求める成果を明確にせず、漫然とシステムを導入すれば、「システムの導入によって得られるメリットが、費用に見合わない」という企業も出てくるでしょう。

「どの程度の費用が必要になるか?」は、システムを提供するベンダー・機能・規模などにより、数万円〜数百万円以上まで、幅があります。

あくまで目安ではありますが、現在主流となっているクラウド型システムの場合、以下のとおりです。

▼ 費用の目安(クラウド型の人事評価システムの場合)

社員数導入費用月額費用
50名以下10万円〜50万円3万円〜15万円
100名以下10万円〜50万円6万円〜20万円
500名以下50万円〜200万円10万円〜30万円

3-2. 使いこなせるまでに時間がかかるケースがある

2つめのデメリットは「使いこなせるまでに時間がかかるケースがある」ことです。

人事評価システムに限ったことではありませんが、紙ベースで行っていた業務をデジタル化する際にネックとなりやすいのは、「現場が使いこなせるかどうか」です。

ITリテラシーの高い社員が多い会社なら、大きな問題は起きにくいでしょう。

しかしながら、ITリテラシーが高くない社員が多い会社では、「システムを入れれば、すぐ運用が軌道に乗る」と考えるのは早計です。

「人事担当者が新システムを使いこなせずに、現場が混乱する」「社内全体が新システムに慣れるまで、時間と労力がかかる」といった問題が起きるリスクも織り込んで計画を立てる必要があります。

4. 人事評価システムを選ぶ6つのポイント

人事評価システム第4章

人事評価システムを選ぶ際には、チェックしておきたい6つのポイントがあります。

  • 導入形態をどうするか
  • 自社の人事評価制度に必要な機能が備わっているか
  • すでに使っているシステムとの連携が可能か
  • 操作画面の使い勝手が良いか
  • セキュリティ対策が施されているか
  • 導入後のサポートがしっかりしているか

以下で詳しく見ていきましょう。

4-1. 導入形態をどうするか

1つめのポイントは「導入形態をどうするか」です。

システムの導入形態には、クラウド型・パッケージ型・オンプレミス型の3種類があります。

▼ システムの形態

クラウド型クラウドサーバー上で管理されており、インターネットを通じてWebブラウザやアプリ上で使うタイプ。
パッケージ型販売されているソフトウェアを購入し、社内のパソコンにインストールして使うタイプ。
オンプレミス型自社サーバー上にシステムを構築するタイプ。

中小企業であれば、特別な事情がない限り「クラウド型」を第一選択肢として問題ないといえます。

理由は、近年ではパッケージ型の開発は縮小傾向にあること、オンプレミス型はリソースに余裕のある大企業向きといえるからです。

クラウド型・オンプレミス型の違いをまとめておきましょう。

端的にいえば、

  • クラウド型:安くて導入も管理も簡単だけれど、カスタマイズ性は低い
  • オンプレミス型:高額で導入や管理には労力がかかるが、カスタマイズ性が高い

となります。

価格カスタマイズ性システム管理の難易度導入までの期間向いている企業
クラウド型○安い×低い○易しい○短期間中小企業
オンプレミス型×高い○高い×難しい×長期間大企業

4-2. 自社の人事評価制度に必要な機能が備わっているか

2つめのポイントは「自社の人事評価制度に必要な機能が備わっているか」です。

以下を重点的にチェックしましょう。

  • 自社の評価シートを問題なく設定できるか
  • 自社の人事評価制度で採用している評価手法に対応しているか(例:コンピテンシー評価)
  • 目標管理機能が自社の制度と合っているか(例:MBO、OKR)
  • その他、使いたい機能が搭載されているか(例:面談記録)

4-3. すでに使っているシステムとの連携が可能か

3つめのポイントは「すでに使っているシステムとの連携が可能か」です。

例えば、勤怠管理システム・労務管理システム・給与計算システムなど、社内で運用中のシステムがあれば、そのシステムとデータ連携できるか確認しましょう。

連携できない場合、システム同士をまたぐための新たな業務が発生する・既存システムの改変が必要になるなど、二度手間リスクがあるため注意が必要です。

4-4. セキュリティ対策が施されているか

4つめのポイントは「セキュリティ対策が施されているか」です。

人事評価システムには、全社員の個人情報から組織運営にかかわる機密情報まで、重要な情報が保管されます。

万が一情報漏洩が起きれば大きなダメージとなりますので、セキュリティ対策のしっかりしたシステムを選びましょう。

4-5. 操作画面の使い勝手が良いか

5つめのポイントは「操作画面の使い勝手が良いか」です。

ここまでにご紹介した4つのポイントは、最低限の条件を満たすための必須項目といえます。

必須項目を満たした複数のシステムを比較検討するうえでは「使いやすさ」を重視しましょう。

特にデメリットの章で触れたように、ITリテラシーが高くない社員がいる場合には、シンプルで直感的に操作できるインターフェースのシステムを選ぶことが、後々の効率化につながります。

4-6. 導入後のサポートがしっかりしているか

6つめのポイントは「導入後のサポートがしっかりしているか」です。

人事評価システムは、「緊急時は24時間対応」といったシステム保守の手厚さは、さほど重視する必要はありません。

それよりも、人事のナレッジ・ノウハウ面のサポート体制の充実度に着目してみましょう。

例えば、「人事の知見が豊富で的確なアドバイスが受けられる」「人事評価のセミナーを受講できる」といったサポートが挙げられます。

5. 代表的な人事評価システム5選

人事評価システム第5章

「具体的にどんなシステムがあるのか知りたい」という方のために、代表的な人事評価システムを5つ、ピックアップしてご紹介しましょう。

  • カオナビ
  • HRBrain
  • ヒョーカクラウド
  • CYDAS PEOPLE
  • あしたのクラウドHR

5-1. カオナビ

人事評価システム第5章の1カオナビについて
出典:カオナビ

『カオナビ』はタレントマネジメント特化型の人事評価システムです。

タレントマネジメントとは、組織に眠っている人材情報を活用して組織の成長を図る統合的な人材管理の手法です。

事評価システム第5章の1-2カオナビ
出典:カオナビ

「タレントマネジメントを自社でも実践したい」「積極的な人材戦略で強い組織を作りたい」…という企業におすすめのシステムとなっています。

カオナビは、人事評価システムとしての標準機能だけでなく、オプションでSPI適性検査や人事採用アシストなど、さまざまな機能を柔軟に組み合わせできます。

人事担当者やマネージャー向けのセミナーやイベントの充実度も高く、戦略人事を学びながら成長したい企業向けです。

企業名株式会社カオナビ
導入実績2,000社以上
導入企業みずほ銀行、トヨタ、マネーフォワード、ファミリーマート、他
料金要問い合わせ

5-2. HRBrain

事評価システム第5章の2HRBrainについて
出典:HRBrain人事評価

『HRBrain』は「人事評価を最もカンタン・シンプルに」のコンセプトで効率化を実現する人事評価システムです。

「ITリテラシーが高くない社員もカンタンに使えることを重視したい」「できるだけシンプルなシステムを選びたい」…という企業におすすめのシステムとなっています。

直感的に扱える、わかりやすいインターフェイスも強みで、効率化を後押しします。

なお、HRBrainのシリーズとして人事評価の他に、労務管理・従業員エクスペリエンス・タレントマネジメントのサービスが展開されており、あわせて導入したい企業にも適しています。

企業名株式会社HRBrain
導入実績非公開
導入企業ヤフー、アイフル、サイバーエージェント、上智大学、駒澤大学、他
料金要問い合わせ

5-3. ヒョーカクラウド

事評価システム第5章の3ーヒョウカクラウドについて
出典:ヒョーカクラウド

『ヒョーカクラウド』は「300名でも月額3万円」というお手頃感を前面に打ち出している人事評価システムです。

「まずは低料金で試してみたい」「ランニングコストはできるだけ抑えたい」…という企業におすすめのシステムとなっています。

業界最安レベルでありながら人事評価に必要な機能は十分に充実しており、さらに「評価ポイント」の機能を活用すれば社内通貨やピアボーナスなどの制度運用も可能です。

企業名株式会社シーグリーン
導入実績非公開
料金300名/月額3万円 ※詳細は要問い合わせ

5-4. CYDAS PEOPLE

事評価システム第5章の4CYDASPEOPLEについて
出典:CYDAS PEOPLE

『CYDAS PEOPLE』は、人事評価システムを含むあらゆる機能を包括するプラットフォームを目指して開発されたシステムです。

事評価システム第5章の4ー2CYDASPEOPLEについて
出典:CYDAS PEOPLE

「システムの導入が初めてで、総合的なシステムを検討している」「できるだけ1つのプラットフォームに業務をまとめたい」…という企業におすすめのシステムとなっています。

人事評価機能はもちろん、労務管理、人材育成・配置、社内コミュニケーションの活性化など、多くの機能を持つ分、「どんな組織の課題にもフィットする柔軟性」が魅力的なシステムです。

企業名株式会社サイダス
導入実績非公開
導入企業ANA、ルミネ、新生銀行グループ、沢井製薬、他
料金1ユーザー月額300円〜 ※詳細は要問い合わせ

5-5. あしたのクラウドHR

事評価システム第5章の5ーあしたのクラウドについて
出典:あしたのクラウドHR

『あしたのクラウドHR』は導入実績4,000社以上・人事システムシェアNo.1の人事評価システムです。

「安心感がある有名なシステムを選びたい」「シェア上位のシステムがいい」…という企業におすすめのシステムとなっています。

実績数が多い分、人事評価制度の構築・運用のノウハウに長けているのが強みです。

「評価マイスター」というサポート担当者による支援が受けられます。

ユニークなところでは、蓄積されたビッグデータを応用し、AIによる目標添削や評価者モニタリングの機能も搭載されています。

企業名株式会社あしたのチーム
導入実績4,000社以上
導入企業DeNA、象印マホービン、キリンホールディングス、カプコン、他
料金要問い合わせ

6. 人事評価システムを導入する際の注意点

事評価システム第6章

最後に、人事評価システムを導入する際の注意点をお伝えします。

  • 人事評価制度の設計や見直しを先に行う
  • まずはシンプルな機能で小さく始める
  • 導入直後は評価が大きく変わる社員がいないか注視しておく

6-1. 人事評価制度の設計や見直しを先に行う

1つめの注意点は「人事評価制度の設計や見直しを先に行う」ことです。

システムを導入した後で、人事評価制度の設計や変更を行う順序では、ベストなシステム選定ができません。

最悪な場合はシステムの入れ直しになります。

加えて意外と多いのが、システム導入が先行し、導入したシステムありきで人事評価制度を設計している企業です。

システムに制度を合わせてしまい、自社にとって最適な人事評価制度を構築できない問題が起きます。

最初に人事評価制度の設計や見直しを行い、次に自社の制度に合うシステムを選ぶことが重要です。

6-2. まずはシンプルな機能で小さく始める

2つめの注意点は「まずはシンプルな機能で小さく始める」ことです。

人事評価システムを比較検討していくうちに、「この機能もいい」「あの機能も足したい」と膨らみ過ぎると導入に失敗しやすくなります。

現場で使いこなすまでに時間がかかり、「従来のやり方の方が良かった」と不満の声が上がりかねません。

まずは、必要最低限のシンプルな機能だけに絞り込んで、小さくスタートするのが、導入成功のコツといえます。

付け加えたい機能があれば、運用が軌道に乗ったタイミングを見計らって、少しずつプラスしていきましょう。

6-3. 導入直後は評価が大きく変わる社員がいないか注視しておく

3つめの注意点は「導入直後は評価が大きく変わる社員がいないか注視しておく」ことです。

本来、従来の人事評価制度をシステムによってデジタル化しても、評価結果は変わらないのが正解です。

システムの導入によって評価が大きく変わる社員がいないかチェックし、正しく運用できているか確認しましょう。

もしシステムに起因する評価のぶれが発見された場合には、原因を検証して修正する必要があります。

被評価者(部下)に評価結果を伝える前のタイミングで修正できるよう、システム導入直後の評価は調整期間の余裕を持ってスケジューリングしましょう。

7. まとめ

人事評価システムとは、人事評価の業務をデジタル化するツールで、近年ではクラウド型が人気です。

人事評価システムを導入するメリットとして以下が挙げられます。

  • 人事評価制度の運用が成功しやすくなる
  • より質の高い人事評価を実現できる
  • 日常的なマネジメントにも活用できる

一方、デメリットは以下のとおりです。

  • 費用がかかる
  • 使いこなせるまでに時間がかかるケースがある

人事評価システムを選ぶ6つのポイントをご紹介しました。

  • 導入形態をどうするか
  • 自社の人事評価制度に必要な機能が備わっているか
  • すでに使っているシステムとの連携が可能か
  • セキュリティ対策が施されているか
  • 操作画面の使い勝手が良いか
  • 導入後のサポートがしっかりしているか

人事評価システムを導入する際には、以下にご注意ください。

  • 人事評価制度の設計や見直しを先に行う
  • まずはシンプルな機能で小さく始める
  • 導入直後は評価が大きく変わる社員がいないか注視しておく

自社に合う人事評価システムを導入できれば、人事評価の効率化および質の向上につながります。

じっくり比較検討して選定しましょう。