どうにも会議が盛り上がらない…という経営者、管理職、リーダーの方々は多いのではないでしょうか。
生産的な会議は意見交換が活発で、終わったあとに心地良い達成感をもたらしますが、逆に生産性が低い会議は、意見が出ず、皆は内職をしていて、「早く終われ」と心のなかで思っています。
一体この差はどこから生まれるのでしょうか。
「参加者にやる気が無いからだ」と憤るまえに、少し会議を盛り上げる基本的な技術を押さえてみても良いかもしれません。
本稿では簡単にできる、会議を盛り上げる技術をご紹介します。
なお本稿は、誰かが一方的に伝える「報告会」ではなく、お互いにアイデアを出したり、討論したりする会議が対象となります。
１．会議の準備を考える
良い会議、効率的な会議には、準備が必要です。といっても面倒なことは何一つありません。概ね以下のような条件を
整えておくだけで、かなりの生産性向上が期待できます。
参加者を8人以下とする
会議の人数は3人から8人とします。それ以上に人数が増えると、発言者に大きな偏りができ、会議を開いた意味がなくなります。
折角10人集まっても、そのうち1人、2人しか発言しないようであれば、メールなどで情報を流せば良いだけでしょう。
発言の機会が参加者間で均等となりやすいのは4、5名ですから、できるだけ人数を調整していただくことが良い選択です。
議論の対象についてのデータを用意する
会議で最も不毛な時間の1つが、「答えの出ないことを延々と議論し続けること」であることは多くの方の同意をいただけることでしょう。
しかし、データがあれば全く状況は異なります。
例えば「広告の文字のフォントは何が良いか」については、複数のフォントで試してみて、データを取っておけば良い意思決定ができるでしょう。
マネジャーの好みや経営者の恣意的な決定の入る余地は極力少なくするべきです。答えのない議論を延々とするのではなく、短時間で合理的に決定するための材料を揃えておく事は重要です。
アジェンダ（議事）を事前に配布
当日に初めて「何を議論するのか」を伝えられることは時間の無駄です。本来、会議は「アイデアを持ち寄って、それを比較検討する場」であるはずです。
時間をムダにしないために、アジェンダを事前に配布し、参加者には予めアイデアを練ってきてもらうことは当然の手続きです。
２．順番に発言、はあまり良くない
会議が始まりました。議長は「では、端の方から順番に意見を」と言いました…
こんなシーン、見たことがあるのではないでしょうか。率直に言って、こんな無駄なことはありません。なぜでしょう。
順番に発言することは自分の番が回ってくるまで緊張を余儀なくされるということです。その緊張は「どうやってうまく話そうか」に向けられますので、結果的にほかの人の話をきかなくなります。
するとどうでしょう。会議ではなく単に一人ひとり発言した、というだけになりがちです。
会議は発表会ではなく、議論の場です。一刻も早く、アイデアを戦わせるべきです。事前に意見を提出してもらい、早く議論しましょう。
３．発散と収束を使い分ける
会議には２つの時間帯があります。発散タイムと、収束タイムです。
発散タイム
いわゆるブレーンストーミングタイムです。お互いに自由に意見を言い合い、否定はせず、あいのりもOKの時間帯です。
ここでできるだけ多くのアイデアを出し尽くしておくことで、良いアイデアに出会う可能性が高くなります。
収束タイム
発散したままでは何も決まりません。発散タイムのあとは、収束させる時間、収束タイムです。
ここでは「どのアイデアが優れているか？」を検証します。
無駄話は極力控え、目標に一直線に向かうべき時です。収束時間には、「実行可能性」が重視され、終わったあとは実行責任者が決まった状態まで持って行きます。
注意点は、発散タイムと収束タイムを混ぜないことです。否定やまとめに入ればアイデアは出ませんし、アイデアを出しているとまとまるものもまとまらなくなります。要はメリハリです。
４．会議でホワイトボードはかならず使う
もし今だに会議にホワイトボードを使っていないなら、今日から使ったほうが良いでしょう。
これには大きく2つのメリットがあります。
皆の見える場所に記録をすることは、アイデアの同期発火に効果がある
皆が見えるところに議論の過程を掲示することで、より多くのアイデアを喚起する効果があります。
議論の過程が見えないと、同じ所を堂々巡り、というケースが良く見受けられます。
議事録を取る手間が省ける
議事録作成は面倒な仕事の1つですが、本来議事録を別に取得する必要はありません。
会議中に記録しておけば、ホワイトボードのコピーを、全員に配布すればで十分です。
５．タイム・マネジメントをする
人間の集中力はそう長く持ちません。「一日中会議」という話をよく聞きますが、本当にきちんとした会議をするのであれば、会議は一日に長くても2時間程度に留めるべきです。
また、逆に会議の時間を限定し、◯時まで、とすることで集中力を高めることもできます。
６．会議をする場所にこだわる
会議の場所を会議室に限定していませんか？
多くの場合、会議室は殺風景で外部の刺激もありません。収束させる会議であればそれでもいいのですが、アイデアを発散させる会議では、様々な場所で会議するのも手です。
例えば、オープンスペースで会議をすることは有効で、他の人が通り掛かかって、たまたま発言したことが良いアイデアを引き出すかもしれません。また、外に出たり、カフェで行ったりとオフィスに限定する必要はなにもないのです。
■．まとめ
会議を盛り上げる6つの技術は以下のとおりです。
- 会議の準備をしっかり行う。
- 順番に発言するのではなく、意見は事前に提出。議論から入る。
- 発散タイムと、収束タイムをわける。
- ホワイトボードなど、皆が見えるところに議事を記録していく。
- 時間を決めて行う。
- 会議場所はオフィスにかぎらず、時に外、時にオープンスペースなどで行う。
