若手のための、長期休みを取る時にやっておくべきこと

いよいよ年末です。長期休みをひかえ、旅行の計画や年末年始の人との出会いが楽しみな方も多いと思います。

ところで「長期の休みの準備はできていますか?」と聞くと、若手の方の中には「仕事で長期の休みがなかなか取れなくて……」という方や「皆に迷惑を掛けたくないので、できるだけ休まないようにしている」という方もいます。

ですが、中には「準備をバッチリしているので、年末年始は2週間休みます」という準備の良い方もいて、休みの準備の良さも十人十色、といったところではないでしょうか。

そこで今回は若手向けに、長期の休み前にやっておくべきことについてご紹介をしたいと思います。

1.スケジュール調整

まず、根本的な話をします。休みは、先に休みを入れないと取れません。目の前に仕事はいくらでもあるので「休む」という決断を早めにし、先にスケジュールに入れるところから、休みの準備は始まります。

自分のカレンダーに「休暇」といれ、決意をしましょう。きっと「休暇」の2文字を入れた瞬間に心躍ると思います。「休暇」は仕事のヤル気を高める重要な要素です。積極的に休暇を取りに行きましょう。

次に、関係各所に早めに「この期間はお休みを頂きます」と調整をします。

理想的には1カ月前に言えればバッチリですが、少なくとも2週間前には調整をするようにすると、良いでしょう。調整をお願いする先は、クライアント、社内各所、そして忘れてはならないのは上司です。

この中で、クライアントと社内はほとんどニコニコして「休暇いいねえ」と言ってくれるでしょう。

一番難航する可能性が高いのは、実は上司です。

上司を落とすには、「クライアント」と「社内」の調整は可能だ、という根回しを先にしておく事が重要です。上司が休暇を取ることに積極的ならば一番いいのですが、休暇を取ることに難色を示す上司が心配する理由は、「クライアント」と「社内」のトラブルが持ち込まれるのが結局上司だからです。

上司の不安を取り除くのも一つの仕事、と割りきってやりましょう。

したがって、休暇中に発生しそうな大きな仕事に関しては、事前に片付けられるように早めに回してもらうなど、対応が必要です。

また、あなたの休暇のことを知らない社内各所からの割り込みを防ぐため、社内の共有スケジューラに登録しておくと尚良しです。

 

2.休暇中の連絡先設定

従業員が休暇をとっている最中、会社は従業員に対して業務命令を下すことはできません。休暇は休暇であり、会社がその内容に口出しすることはできないのです。

とはいえ休暇中に緊急事態が発生する可能性もあります。

法的な義務はありませんが、その際に「連絡がつかない」のはちょっと困ります。同僚や上司への配慮として必要ではないでしょうか。

ただ、気軽に連絡されても困りますから、以下のような仕込みをお勧めします。

  • メールには休暇の日から自動返信の設定をする「お休みを頂いています、◯月◯日まで」
  • 海外に行く人は関係者にメールが見れる/見れないを知らせておくと良い。◯日までメールが確認できません。
  • クライアントには自分の代わりの対応者をしらせておく。(◯日から◯日までは◯◯にご連絡下さい)

もちろん、社内には緊急連絡先を忘れずに知らせておきましょう。

 

3.あいさつ回り、事前連絡

お休みが近づいてきたら、リマインドのため、1週間前に関係者に「休みますので、その前に片付けておくことは?」と聞いてておくことがおおすすめです。

大抵の場合何もないですが、ここで片付けておくと休み中に煩わされずに済みます。また、クライアントには「◯日から◯日まで休んでいます」とメールを改めて送りましょう。口頭だけだと忘れている人もたくさんいます。

メールで証拠を残しておくのです。

 

4.休暇中の連絡について

私も海外で休暇中に一度、緊急連絡をもらったことがあります。旅行の気分が吹っ飛んでしまうので、本当にイヤですよね。でも、何かが起きていることは間違いありません。

休暇中に緊急連絡が社内からあったら、まずはSkypeなどで直接話ができる場所を探しましょう。電話は高いので使いません。最近のホテルはほとんどインターネット回線があるので、それで十分です。

一番多いのが、「書類はどこか」「顧客から質問があったけど、社内の人間だとわからない」です。同僚や上司も状況を聞かれて困っていますので、きちんと助けてあげましょう。

こういう事態を防ぐために、クライアントごと、案件ごとにファイルなどを事前にまとめておくと、緊急連絡時も安心です。普段から書類の整理を心がけておきましょう。

 

5.帰ってきたら

最初にやるのは、自動返信メールの設定を解除することです。忘れがちなので気をつけましょう。

旅行などから返ってきた時はおみやげなどを買っていると思いますので、おみやげを渡しがてら、お礼を言ってまわりましょう。あなたの評価が高まるのみならず、次回からの休暇もかなり取りやすくなるはずです。

つぎに、メモが溜まっている可能性があるので、まず連絡をします。その際にも改めて休暇のお礼を言いましょう。これで一件落着です。

休暇が良いものであったら、今度は誰かの休暇を取りやすくしてあげるように、配慮してあげるといいかもしれません。

 

この記事を書いた人
安達裕哉
経営・人事・ITコンサルタント。ティネクト株式会社代表取締役。世界4大会計事務所の1つである、Deloitteに入社し、12年間経営コンサルティングに従事する。1000社以上の大企業、中小企業にIT・人事のアドバイザリーサービスを提供し、8000人以上のビジネスパーソンに会う。自身の運営するブログ「Books&Apps」は月間PV数150万以上。
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