部下の話が今ひとつ論理的でない……という上司は多いのではないかと思う。
そんな時は「思ったことを書かせる」ことが最も良い訓練法の一つだ。
話すのと、書くのとでは頭の使い方が天と地ほど違う。考えをまとめるには、書くことが必要であり、思考力を鍛えるトレーニングの方法として優れている。
ホリエモンのベストセラー「ゼロ」を手掛けるなど、ライターとして多数のベストセラーを生み出した古賀史健氏は、その著書「２０歳の自分に受けさせたい文章講義」の中でこう述べる。
なぜ、若いうちに”書く技術”を身につけるべきなのか？答えはひとつ、「書くこととは、考えること」だからである。”書く技術”を身につけることは、そのまま”考える技術”を身につけることにつながるからである。
また１０万部を超えるベストセラーとなった「ゼロ秒思考」の著者、マッキンゼー出身の赤羽雄二氏についても、次のように述べる。
それは、頭に浮かぶことを次々とメモに書くだけだ。ただ、ノートやパソコン上ではなく、A4の紙に１件１ページでさっと書く。毎日１０ページ書き、フォルダに投げ込んで瞬時に整理する。それだけで、マッキンゼーのプログラムでも十分に教えていない、最も基本的な「考える力」を鍛えられる。
思い返すと、私自身も管理職時代、部下に「書かせること」を通じて思考力を鍛える訓練を幾度となく行った。
部下にセミナーで使うテキストの要約を作らせたり、論理的な思考力の向上をねらい「思ったことをただ書くだけの合宿」をやっていた。実際の体験としても「書かせる」ことはトレーニングの方法として理にかなっている。
そこで今回は「書くこと」による訓練の方法をご紹介する。
１．どうやって書かせるか？
トレーニングの方法として、最も簡単なのは「報・連・相」に「書く」という行為をくっつけてしまうことだ。
例えば日報や週報などがある。報告書を書かせている会社が多く、それが昔から受け継がれてきている理由は、実際に訓練の効果が見込めるからだ。
しかし、日報や週報は、テンプレ化しやすく、長い間続けるうちに、機械的に書くだけになりがちだ。これでは考える訓練にならない。
そこで、要点を３つにまとめて書かせて、その後に詳細を書かせる、など、フォーマットに工夫をすることが必要だ。箇条書きを意図的に組み込むと、考えて書かざるを得ないので、力がつく。
例えばある会社で用いていたフォーマットは、以下のようなものだ。
- 本日の重要連絡事項（事実を書く）
- 重要連絡事項に対する自分の意見（意見を書く）
- 今後自分がやるべきことと、その期限
この中でもっとも重要なのが、「意見を書くこと」だ。意見を書くと、頭の中を整理せざるを得ない。
また報告よりも相談に「書く」を加えるという手法もある。
「上司に相談するときには、必ずいちど紙に相談内容を書くこと」というルールを設定している会社もあったが、書いて、まとめて、相談 の流れは教育上、効果的だ。
だが、普段書き慣れていない人に、それをいきなり課してしまうと相談へのハードルが上がってしまう可能性もある。それは望ましくない。
これへの対処として、上司の席に紙とペンを置いておき、相談に来た人物にその場で書かせて説明を求める、というやり方がある。書くのが苦手な人が多い会社ではこちらのほうが良いだろう。
２．「考えてから書く」ではなく、「書いてから考える」
前職、「論理的な思考力が弱い」とされている部下たちを合宿させたことがあった。合宿の主眼は「思ったことをそのまま書く」だった。
書くテーマは会社の課題について。（これは、実際には何でもいいと、後から思った）
まずは、A4程度の紙を大量に用意し、合わせてペンを用意する。
また、立ちながらでも、あるいは会議室のどこでも書けるようにするために「画板」を一人一つ用意した。（これは心理的に「書く」のハードルを下げる効果があった）
まずは上司が「テーマ」を発表し、それについて書くように指示をする。
以下は、当時におこなわれた実際の会話の抜粋だ。
「会社の抱える課題について、なんでもいいから書いて欲しい。」
「わかりました。」
（5分経過しても、皆、手が止まっている）
「なんでもいいから書いてよ。」
「はあ、何も思いつかなくて、書けないんです。」
「では、「何も思いつかなくて、書けない」って書いてみて。」
「そんなのでいいんですか？」
「とりあえず思ったことを書く、という訓練だから。「そんなのでいいんですか？」とも書いておいて。」
「わかりました。」
（部下が言われたことを書くが、また手が止まる）
「今なに考えている？」
「考えなくちゃいけないな、と。」
「じゃあ、その下にそのまま書いて。」
「あ、そうですね。」
（部下が書く）
「いま何を考えた？」
「どうやって考えたらいいかな、と。」
「それ書いて。」
（部下の手が動き出す）
“お客様の満足度が低い”
“受注率が低い”
「いいね、なんでそういうふうに考えたかについても、思ったことをどんどん書いて。」
（部下の手が動きつづける）
“なんで受注率が低いんだろう？”
“説明が下手だからかな”
“いつも、きちんと聞けてない、という感覚はある”
……
（30分位で部下の手が止まってくる）
「スイマセン、もう書けません。」
「もう書けません、と書いて下さい。」
“もう書けない”
“疲れた”
“そういえば、営業ってつかれる”
“体調の管理が良くない？”
……
（部下の手がまた動き始める。合計1時間程度書き続けて、休憩）
「どうだった？」
「型にこだわらないと、結構かけちゃいますね。整理してから書かなきゃ、と思うと手が止まりますけど、書いたほうが考えが整理できていいですね！」
「よし、それじゃ、今書き留めたことを、グループ化したり、階層化したりして整理して下さい。」
「わかりました。」
（30分位の作業）
「できました。かなりありますね。」
「12、3項目くらいにまとまって、結構深くまで考察されてるね。」
「こうしてみると、結構書けますね。」
「そう、実際には『考えてから書く』ではなく、『書いてから考える』のほうがずっとアウトプットが早く、質も高い。」
「納得です。」
３．まとめ
- 部下の思考力を高める訓練は、「書かせる」ことが有効
- 毎日の報連相に、書かせることを組み込む
- 考えてから書く、ではなく、書いてから考える、を訓練する
